РРО й ПРРО у 2026 році — це вже не тема лише для магазинів і кафе. Реформа фіскалізації, яка тривала з 2021 року, звузила коло винятків до мінімуму, а штрафи за порушення повернулися до довоєнного розміру ще торік. Водночас частина підприємців і досі працює за старими уявленнями: хтось думає, що оплата на картку звільняє від чека, хтось — що ФОП без найманих працівників РРО не потрібен, хтось плутає обов'язок мати РРО з окремим обов'язком приймати картку. Усі три припущення у 2026 році можуть коштувати штрафу. У статті — хто зобов'язаний застосовувати реєстратор, хто законно звільнений, чим РРО відрізняється від ПРРО, як його зареєструвати, які штрафи діють зараз, як ДПС виявляє порушення без виїзної перевірки і що робити, якщо акт про порушення вже складено.
Хто зобов'язаний застосовувати РРО або ПРРО у 2026 році
Загальне правило Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР просте: якщо суб'єкт господарювання здійснює розрахункову операцію за товар чи послугу — готівкою, платіжною карткою через POS-термінал, платіжним застосунком (Apple Pay, Google Pay), інтернет-еквайрингом або переказом на рахунок із певними кодами платежу, повʼязаними з прийомом карток, — ця операція має пройти через реєстратор розрахункових операцій із фіскальним режимом роботи.
Це стосується ФОП 2, 3 та 4 груп єдиного податку без винятку за видом діяльності, якщо вона не входить до вузького переліку звільнених випадків; ФОП на загальній системі оподаткування — незалежно від обороту; юридичних осіб — ТОВ, фермерських господарств та інших форм, що продають товари або надають послуги фізособам за готівку чи картку. Формат оплати сам собою нічого не звільняє: оплата карткою через POS чи оплата у застосунку — це так само розрахункова операція, яка потребує фіскального чека, як і готівка в касі.
Обов'язок фіскалізації варто враховувати ще на етапі вибору чи зміни групи єдиного податку. Розширення видів діяльності або оборотів, яке виводить ФОП за межі групи 1, автоматично означає й обов'язок придбати або встановити ПРРО з наступного ж дня роботи в новій групі — перехідного періоду законодавство не передбачає. Детальніше про ліміти, ставки та зміни для ФОП у 2026 році — у матеріалі про єдиний податок 2026.
Хто законно звільнений: ФОП 1 групи, вузькі винятки та постанова № 894
Пункт 296.10 Податкового кодексу України зберігає за ФОП 1 групи єдиного податку право не застосовувати РРО та ПРРО. Це єдиний сегмент спрощеної системи, для якого лишився повноцінний законодавчий виняток щодо фіскалізації розрахункових операцій, і станом на середину 2026 року він не скасований.
Окрім цього, вузькі винятки з обов'язку РРО/ПРРО діють для розрахунків, коли оплата надходить виключно безготівковим переказом з рахунку на рахунок (IBAN на IBAN, без використання платіжної картки чи еквайрингу), коли послуга надається повністю дистанційно без будь-якого контакту з клієнтом у місці продажу, а також для переказів через Укрпошту. Ці випадки трактуються ДПС вузько: щойно в ланцюжку зʼявляється платіжна картка, термінал або еквайринговий сервіс, — виняток не діє, і чек потрібен. Тимчасові пільги для ринкової торгівлі непродовольчими товарами, які діяли у 2020–2021 роках, уже скасовані — зараз для цієї категорії застосовується загальне правило.
Окреме питання — постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894. Вона регулює не наявність фіскального чека, а саму можливість розрахуватися карткою чи іншим електронним платіжним засобом, тобто обов'язок мати POS-термінал або приймати QR-платіж. Постанова поступово розширює коло зобов'язаних субʼєктів: спершу великі торговельні мережі та населені пункти з певною кількістю жителів, згодом — виїзна торгівля, вендингові автомати, фермерські господарства. Для ФОП 1 групи цей обов'язок мав набути чинності з 1 січня 2026 року, але уряд відтермінував його: станом на серпень 2026 строк перенесено на три місяці після завершення чи скасування воєнного стану. Важливо розділяти два різні обов'язки: навіть коли термінал для групи 1 запрацює, це не означає появи обов'язку пробивати фіскальний чек — звільнення за пунктом 296.10 ПКУ стосується лише реєстратора, а не самого способу оплати.
| Статус | Обов'язок РРО/ПРРО | Примітка |
|---|---|---|
| ФОП 1 групи | Не потрібен | Пільга за п. 296.10 ПКУ, термінал відтерміновано до кінця воєнного стану + 3 міс. |
| ФОП 2 групи | Потрібен | Крім вузьких винятків: IBAN-переказ, дистанційні послуги, Укрпошта |
| ФОП 3 групи | Потрібен | Незалежно від обороту в межах ліміту групи |
| ФОП 4 групи (сільгосп) | Потрібен | За тими самими правилами, що й для груп 2–3 |
| Загальна система (ФОП) | Потрібен | Незалежно від обороту |
| ТОВ / ФГ | Потрібен | При розрахунках із фізособами за готівку чи картку |
РРО чи ПРРО: у чому практична різниця
РРО — це класичний апаратний касовий апарат, окремий пристрій, який купують, реєструють у ДПС і обслуговують через сертифікований центр сервісного обслуговування. ПРРО (програмний РРО) — це програма чи мобільний застосунок, встановлений на смартфоні, планшеті чи компʼютері, яка виконує ту саму фіскальну функцію: формує чек, передає дані до фіскального сервера ДПС у режимі, наближеному до реального часу, і друкує або надсилає електронний чек клієнту.
Для більшості ФОП і невеликих ТОВ ПРРО практичніший: не потрібно купувати обладнання, обслуговування дешевше або взагалі безкоштовне (є безкоштовний застосунок ДПС «ПРРО»), а реєстрація відбувається дистанційно через кабінет платника. Класичний РРО лишається доцільним там, де важлива робота без стабільного інтернету або великий потік готівкових операцій — наприклад, на ринку чи в торгівлі пальним, де діють додаткові вимоги щодо коду товарної підкатегорії УКТ ЗЕД у чеку.
| Критерій | Класичний РРО | ПРРО |
|---|---|---|
| Що це | Апаратний касовий апарат | Програма на смартфоні, планшеті чи ПК |
| Витрати на старт | Купівля пристрою, кілька тисяч гривень | Можна безкоштовно (застосунок ДПС) або через комерційного розробника |
| Обслуговування | Через центр сервісного обслуговування, платно | Оновлення програмного забезпечення, зазвичай без окремого сервісного центру |
| Потреба в інтернеті | Не обов'язкова для проведення операції | Потрібне стабільне зʼєднання для передачі даних |
| Типове застосування | Ринки, АЗС, точки з нестабільним звʼязком | Кабінети, шоуруми, онлайн-продажі, послуги |
Як зареєструвати ПРРО: покроково
Реєстрація ПРРО відбувається через електронний кабінет платника податків і не потребує візиту до податкової. Послідовність дій: подати заяву за формою № 1-ПРРО в електронному кабінеті; отримати від ДПС фіскальний номер ПРРО; встановити застосунок ПРРО ДПС або комерційне рішення, сумісне з фіскальним сервером ДПС; внести дані про кожну господарську одиницю, де використовуватиметься ПРРО, включно з фактичною адресою; провести реєстрацію розрахункової книжки, якщо вона застосовна для конкретного виду діяльності; здійснити тестову фіскалізацію перед початком реальних розрахунків, щоб переконатися, що чеки коректно надходять на фіскальний сервер.
Кожна господарська одиниця — окрема торгова точка, кабінет, склад із продажем — реєструється окремо, навіть якщо використовується той самий застосунок і той самий пристрій. Типова помилка новостворених ФОП: реєструють ПРРО на юридичну адресу, а фактично приймають оплату в іншому місці — під час перевірки це трактується як розрахункова операція поза зареєстрованим господарським обʼєктом і є самостійним порушенням.
Після реєстрації варто зберігати підтвердження подання заяви й фіскальний номер окремо від основного бухгалтерського архіву — при переході на нового бухгалтера чи зміні пристрою це заощаджує час і виключає ситуацію, коли ПРРО фактично не працює через незавершену реєстрацію, а підприємець про це не знає.
Штрафи за порушення: скільки і за що
Стаття 17 Закону № 265/95-ВР у чинній редакції (зі змінами, внесеними Законом № 4143-IX від 17.12.2024) встановлює фінансові санкції за основні порушення. З 1 серпня 2023 року, після скасування воєнного мораторію Законом № 3219-IX, штрафи за незастосування РРО/ПРРО поступово поверталися до довоєнного рівня, а тимчасовий пільговий період для окремих категорій ФОП завершився 1 серпня 2025 року. Відтоді санкції застосовуються в повному обсязі, без військових знижок чи попереджень замість штрафу.
| Порушення | Перше | Кожне наступне |
|---|---|---|
| Непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, продаж на неповну суму, невидача чека | 100% вартості проданого з порушенням | 150% вартості проданого з порушенням |
| Незастосування, порушення порядку використання чи незбереження книги обліку розрахункових операцій та/або розрахункової книжки | 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян | |
| Відсутність або пошкодження контрольної стрічки, спотворення даних | 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян | |
| Проведення операцій без програмування найменування підакцизного товару (з кодом УКТ ЗЕД), його ціни й кількості | 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян | |
| Неподання звітності, повʼязаної з РРО/ПРРО | 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян | |
Окремо стоїть штраф за відсутність можливості безготівкової оплати там, де вона вже обовʼязкова за постановою № 894, — це не порушення РРО, а порушення статті 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення (1700–3400 грн за перше порушення, 8500–17000 грн за повторне протягом року) і потенційно статті 23 Закону «Про захист прав споживачів» (500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян). На практиці за перше виявлене порушення сукупна сума може перевищити 10 000 грн, якщо застосовуються обидві норми одночасно.
Як ДПС виявляє порушення і типові помилки, що ведуть до штрафу
Із поширенням ПРРО і безготівкових розрахунків основним інструментом контролю стало автоматичне зіставлення: податкова порівнює суму надходжень на розрахунковий рахунок ФОП чи ТОВ, зокрема за кодами призначення платежу, повʼязаними з еквайрингом, із сумою, проведеною через зареєстрований РРО чи ПРРО за той самий період. Якщо надходження суттєво перевищують фіскальний оборот — це типова підстава для позапланової документальної перевірки без попереднього виїзного огляду. Такий метод контролю особливо чутливий для бізнесів, які приймають оплату через кілька каналів одночасно — власний сайт, маркетплейс, готівку в шоурумі — і не встигають фіскалізувати кожен із них однаково ретельно.
Практика перевірок 2025–2026 років показує кілька повторюваних сценаріїв, які найчастіше й фіксуються під час такого зіставлення. Перший — ФОП реєструє ПРРО, але забуває провести операцію через нього при оплаті карткою через сторонній сервіс, наприклад платіжне посилання, вважаючи це «не зовсім РРО-операцією». Другий — господарська одиниця фактично змінилася (переїзд, нова точка продажу), а дані в ПРРО не оновлені, тож чеки формально бʼють не по тій адресі. Третій — підприємець на групі 1 розширює асортимент чи вид діяльності, автоматично виходить за межі дозволеного для групи 1, але продовжує працювати без РРО, вважаючи пільгу автоматичною і незалежною від фактичної діяльності. Четвертий — плутанина між звільненням від РРО і звільненням від видачі чека: навіть коли операція формально підпадає під виняток, варто мати змогу документально підтвердити підставу за першою ж вимогою податкової.
Що робити, якщо отримали акт про порушення РРО
Акт перевірки — це ще не остаточне рішення. Спершу варто перевірити формальну коректність акта: чи правильно визначено період, чи правильно розрахована сума порушення (виходячи з вартості саме тих товарів чи послуг, що продані з порушенням, а не з усього обороту за день чи місяць), чи не пропущені строки давності для притягнення до відповідальності. Якщо на підставі акта винесено податкове повідомлення-рішення, з яким ФОП чи ТОВ не згодні, — його можна оскаржити в адміністративному порядку до ДПС вищого рівня, а за потреби й у суді. Загальний порядок дій під час оскарження ППР, зокрема строки подання скарги та вимоги до її оформлення, описаний окремо в матеріалі про оскарження податкового повідомлення-рішення.
Практична порада: не варто ігнорувати перше зафіксоване порушення, сподіваючись, що наступне вважатиметься окремим «першим» після якогось строку, — чинна редакція статті 17 не привʼязує поняття «вперше» до календарного року чи іншого періоду: значення має лише сам факт, чи фіксувалося порушення раніше. Тож будь-яке наступне порушення, скільки б часу не минуло, коштуватиме вже у півтора раза дорожче. Якщо порушення визнане обґрунтованим, часто раціональніше сплатити штраф і виправити процес фіскалізації, ніж витрачати ресурс на оскарження формально правильного акта.
РРО, безготівкові розрахунки і межі валютного контролю
Для ФОП, які працюють переважно з іноземними клієнтами, питання РРО часто перетинається з іншими темами адміністрування: обов'язковою реєстрацією платником ПДВ при наближенні до порогового обороту та новими правилами адміністрування податку для єдинників. Це розглянуто в матеріалі про ПДВ для ФОП-єдинників з 2027 року. Важливо памʼятати: валюта розрахунку і країна контрагента самі собою не звільняють від фіскалізації, якщо оплата фактично надходить через платіжний сервіс чи картку, а не чистим міжбанківським переказом.
Чи потрібен РРО ФОП 1 групи у 2026 році?
Ні. Пункт 296.10 Податкового кодексу зберігає для ФОП 1 групи звільнення від застосування РРО та ПРРО, і станом на 2026 рік ця норма не скасована.
Чи звільняє оплата переказом на IBAN від обов'язку застосовувати РРО?
Так, але лише якщо це чистий переказ з рахунку на рахунок без участі платіжної картки, POS-терміналу чи еквайрингового сервісу. Щойно в оплаті задіяна картка чи платіжний застосунок — виняток не діє.
Чи потрібен платіжний термінал ФОП 1 групи вже зараз?
Формально обов'язок мав набути чинності з 1 січня 2026 року за постановою № 894, але уряд відтермінував його для групи 1 до завершення воєнного стану плюс три місяці. Станом на середину 2026 року строк ще не настав.
Який штраф за перше порушення при роботі без РРО?
100% вартості товарів чи послуг, проданих із порушенням, — за перше зафіксоване порушення. За кожне наступне (незалежно від того, скільки часу минуло від попереднього) — вже 150%.
Чи можна використовувати лише ПРРО без класичного РРО?
Так, для переважної більшості видів діяльності ПРРО повністю замінює класичний РРО і має однакову юридичну силу — головне, щоб він був зареєстрований у ДПС і фіскалізував кожну операцію.
Чи рахує ДПС порушення для готівки і безготівки окремо?
Ні, для цілей статті 17 Закону № 265/95-ВР враховується сукупна кількість порушень незалежно від форми розрахунку — готівкової чи безготівкової, і без прив'язки до календарного року.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Норми часто змінюються — перед прийняттям рішень звіряйтеся з чинною редакцією актів або зверніться по індивідуальну консультацію. Команда NewFrame Legal супроводжує бізнес у цих питаннях.