Заблокована податкова накладна — не технічна дрібниця: покупець не отримує податкового кредиту, а бухгалтерія витрачає тижні на листування з комісією. При цьому механізм побудований так, що більшу частину роботи платник має зробити наперед. Нижче — як влаштовано зупинення реєстрації ПН/РК у 2026 році за чинними актами й що робити, якщо квитанція вже прийшла.
Що таке зупинення реєстрації ПН і чим воно загрожує
Пункт 201.16 статті 201 Податкового кодексу України сформульований гранично лаконічно: реєстрація податкової накладної або розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних може бути зупинена в порядку та на підставах, визначених Кабінетом Міністрів України. Тобто сам Кодекс не містить ані критеріїв, ані сум, ані строків — усе це живе в підзаконних актах, і саме тому правила змінюються значно частіше, ніж очікує бізнес.
Ключових актів два. Перший — постанова КМУ від 11 грудня 2019 р. № 1165, якою затверджено Порядок зупинення реєстрації ПН/РК та Порядок розгляду скарги; чинна редакція діє з 27 вересня 2025 року на підставі постанови КМУ від 26 серпня 2025 р. № 1048. Другий — Порядок прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації ПН/РК, затверджений наказом Мінфіну від 12 грудня 2019 р. № 520 (зареєстрований у Мін'юсті 13.12.2019 за № 1245/34216): він регулює те, що платник робить після зупинення.
Наслідки б'ють по обидва боки угоди. Покупець не отримує податкового кредиту, бо згідно з п. 201.10 ПКУ підставою для його нарахування є саме зареєстрована накладна. Продавець отримує конфлікт із контрагентом і, за договором, часто ще й штраф. Приховати проблему не вийде: квитанція про зупинення надсилається одночасно продавцю та покупцю.
Одна хороша новина: штрафи за порушення граничного строку реєстрації на період блокування не нараховуються. Абзац тринадцятий п. 120-1.1 ПКУ прямо встановлює, що у разі зупинення реєстрації згідно з п. 201.16 ПКУ штрафні санкції, передбачені цим пунктом, не застосовуються на період зупинення такої реєстрації — до прийняття рішення щодо відновлення реєстрації. Друга особливість: механізм «заяви зі скаргою на постачальника», який покупець зазвичай додає до декларації, на заблоковані накладні не поширюється — п. 201.10 ПКУ прямо виводить їх з-під цієї норми.
Ознаки безумовної реєстрації: коли накладну взагалі не перевіряють
Перший фільтр — не критерії ризику, а навпаки: перелік ситуацій, у яких ПН/РК реєструються без перевірки за критеріями ризиковості. Він у пункті 3 Порядку, і саме там постанова № 1048 підняла пороги. Якщо накладна відповідає хоча б одній ознаці безумовної реєстрації, її реєстрація не зупиняється (п. 4 Порядку).
| Ознака безумовної реєстрації | Умови (чинна редакція) |
|---|---|
| ПН не надається покупцю та/або звільнена операція | Без додаткових умов |
| «Малий обсяг» платника | Обсяг постачання за поточний місяць — менше 1 млн грн; на одного отримувача — не більше 100 тис. грн; ПДВ, сплачений у попередньому місяці, — понад 40 тис. грн; ПДВ, задекларований за останній період, — понад 40 тис. грн; керівник обіймає аналогічну посаду не більш ніж у п'яти платниках |
| «Великий платник» | Сплачено ПДВ за 12 календарних місяців — понад 10 млн грн і задекларовано за останні 12 періодів — понад 10 млн грн |
| Операція з врахованої Таблиці даних | У ПН/РК відображено виключно товар/послугу з врахованої Таблиці даних і немає чинного рішення про ризиковість платника |
| Дрібна накладна | Обсяг постачання в ПН — не більше 10 тис. грн, немає чинного рішення про ризиковість, керівник — не більш ніж у п'яти платниках |
| Дрібний розрахунок коригування | Сума коригування — не більше 10 тис. грн за тих самих умов. Сукупний обсяг за цією та попередньою ознаками за місяць — не більше 3 млн грн |
Практичний висновок для невеликої компанії: два пороги — 40 тис. грн сплаченого і 40 тис. грн задекларованого ПДВ — часто виявляються тим єдиним, що відділяє від блокування. Якщо бізнес місяцями декларує мінімальні суми, а потім видає велику накладну, система реагує передбачувано.
Критерії ризиковості платника: за що бізнес потрапляє до «переліку»
Якщо жодна ознака безумовної реєстрації не спрацювала, платника перевіряють за критеріями ризиковості (додаток 1 до Порядку). Їх вісім. Перші сім спираються на формальні, легко перевірювані обставини:
- реєстрацію (перереєстрацію) здійснено на підставі недійсних або підроблених документів;
- підприємство передано у володіння чи управління неіснуючим, померлим або безвісти зниклим особам;
- реєстрацію здійснили особи, які не мали наміру провадити діяльність, — за їхньою власною інформацією;
- діяльність ведеться без відома засновників чи законно призначених керівників;
- у юридичної особи немає відкритих рахунків у банку чи в небанківського надавача платіжних послуг (крім рахунків у Казначействі й бюджетних установ);
- не подано декларації з ПДВ за два останні звітні періоди;
- платником податку на прибуток не подано фінансової звітності за останній звітний період.
Восьмий критерій — той самий, через який точиться більшість спорів: у контролюючих органів наявна податкова інформація, що визначає ризиковість господарської операції, зазначеної в поданій накладній. Довідник кодів такої інформації затверджує ДПС власним наказом і оприлюднює на офіційному вебсайті.
Захист від восьмого критерію вбудований у сам Порядок. По-перше, у рішенні комісія зобов'язана зазначити тип операції, період, код УКТЗЕД чи ДКПП, податковий номер контрагента і дату його включення до переліку ризикових — абстрактне «наявна податкова інформація» без цих реквізитів є дефектом рішення. По-друге, операція, ПН за якою зареєстровано раніше ніж за 180 днів до дати рішення, взагалі не може бути підставою для висновку про ризиковість за пунктом 8.
Вихід із переліку виглядає так: платник подає до комісії регіонального рівня інформацію та копії документів — договори, документи про повноваження, первинку щодо постачання й транспортування, складські та розрахункові документи, документи про відповідність продукції. Комісія розглядає їх протягом семи робочих днів, що настають за датою надходження. Якщо у цей строк рішення не прийнято, платник виключається з переліку — мовчання тут працює на бізнес. Разом із ним автоматично виходять з переліку контрагенти, для яких єдиною підставою включення була операція саме з цим платником.
Критерії ризиковості операцій і «дисбаланс на віртуальному складі»
Друга гілка моніторингу — критерії ризиковості здійснення операцій (додаток 3). Їх шість, і перший з них дає левову частку блокувань. За словами очільниці ДПС Лесі Карнаух, оприлюдненими на Урядовому порталі 7 серпня 2026 року, 72% усіх зупинених накладних — це саме невідповідність між придбаними та реалізованими товарами.
Механіка проста. Система рахує залишок як різницю між обсягом придбання (та ввезення) товару чи послуги за відповідним кодом з 1 січня 2017 року, збільшеним у 1,5 раза, та обсягом постачання за тим самим кодом. Якщо накладна виводить обсяг за межі цього залишку, а потрібного коду немає у врахованій Таблиці даних — реєстрацію зупиняють. Це і є «дисбаланс на віртуальному складі»: бізнес продає те, чого за даними Реєстру не купував.
Решта критеріїв вужчі: відсутність, анулювання чи зупинення ліцензій на підакцизні товари; відсутність актуального запису в Реєстрі платників акцизного податку з реалізації пального; зміна номенклатури в РК (перші чотири цифри коду УКТЗЕД або перші дві цифри коду послуги) за відсутності нової позиції в Таблиці даних; перевищення залишку в РК на зменшення, поданому покупцем; і подання РК на зменшення до накладної, складеної на неплатника ПДВ, пізніше ніж через 90 календарних днів з дня складення такої накладної — з винятками для електроенергії, природного газу й теплової енергії.
Типовий сценарій для сервісної компанії: підрядник надає послугу за кодом ДКПП, якого він ніколи не «купував», бо ресурс у нього внутрішній — власні працівники. На віртуальному складі такої послуги немає в принципі, і без Таблиці даних кожна велика накладна ризикує зупинитися.
Позитивна податкова історія і Таблиця даних як щеплення
Порядок дає два інструменти, які знімають блокування ще до того, як воно сталося.
Позитивна податкова історія (додаток 2). Якщо платник відповідає хоча б одному її показнику, накладна не зупиняється за критеріями ризиковості операцій. Ключові показники в чинній редакції:
| Показник | Умови |
|---|---|
| Помірний обсяг | Обсяг постачання за поточний місяць — не більше 3 млн грн, на одного отримувача — не більше 500 тис. грн, керівник — не більш ніж у п'яти платниках |
| Стабільна номенклатура | За шість послідовних місяців придбання за не більш ніж чотирма кодами становить ≥ 75% обсягу, постачання за одним кодом — ≥ 75% обсягу; показник D > 0,05; Pпоточ < Pмакс |
| Основні засоби | Залишкова вартість основних засобів — понад 5 млн грн, керівник і засновник не змінювалися з початку попереднього року; D > 0,02; Pпоточ < Pмакс |
Показники визначені в п. 2-1 Порядку. D — відношення сплачених за останні 12 періодів податків, зборів і ЄСВ до загального обсягу оподатковуваного постачання за той самий період. Pмакс — найбільша місячна сума ПДВ за 12 останніх періодів, помножена на 1,4, а Pпоточ — сума ПДВ за поточний місяць. Усі три значення відображаються в електронному кабінеті, тож перевірити своє становище можна, не чекаючи квитанції.
Таблиця даних платника ПДВ (додаток 5). Це перелік ваших КВЕД, кодів товарів за УКТЗЕД і кодів послуг за ДКПП, які ви постачаєте, придбаваєте або ввозите. Подається в електронній формі й обов'язково — з поясненням, у якому зазначається вид діяльності з посиланням на податкову та іншу звітність. Комісія регіонального рівня розглядає її протягом п'яти робочих днів після отримання.
Врахована Таблиця дає одразу два ефекти: операції з неї підпадають під ознаку безумовної реєстрації (за умови відсутності рішення про ризиковість платника) і знімають перший критерій ризиковості операцій. Більше того, після рішення про врахування накладні, зупинені за пунктом 1 додатка 3, реєструються автоматично на п'ятий робочий день — за умови, що вони складені й подані не раніше календарного місяця, що передує місяцю прийняття рішення, і виконано інші умови п. 16-1 Порядку.
Окремо варто знати про автоматичне врахування (п. 18 Порядку). Для несільськогосподарського бізнесу воно спрацьовує, коли одночасно: у Таблиці зазначено код, обсяг постачання за яким за останні 12 місяців перевищує 25% загального обсягу; платник зареєстрований платником ПДВ не менше 365 днів; у кожному з останніх 12 місяців чисельність працівників — не менше п'яти осіб; немає податкового боргу; D > 0,05; Pпоточ менше Pмакс. Але й автоматично враховану Таблицю комісія може згодом не врахувати — зокрема, якщо щодо платника прийнято рішення про ризиковість за пунктами 1–5 додатка 1 або виявлено недостовірність її даних.
Квитанція прийшла: що робити в перші дні
У день зупинення контролюючий орган в автоматичному режимі надсилає квитанцію — це і є підтвердження зупинення. У ній обов'язково зазначаються номер і дата ПН/РК, конкретний критерій (або критерії) з розрахованим показником за кожним, і пропозиція подати пояснення та копії документів за наказом Мінфіну № 520. Читати квитанцію треба уважно: подальші дії залежать від того, спрацював критерій платника чи критерій операції.
Якщо причина — рішення про ризиковість платника, спершу треба вийти з переліку (сім робочих днів на розгляд, див. вище). Після рішення про невідповідність критеріям ризиковості накладні реєструються автоматично наступного робочого дня, якщо виконано умови п. 6-1 Порядку — зокрема, якщо їх подано для реєстрації не раніше ніж за 180 днів до дати подання документів і за ними ще не прийнято рішення про реєстрацію чи відмову.
Якщо причина — ризиковість операції, працює наказ № 520. Нижче — зведення всіх строків, які знадобляться під час розблокування, із зазначенням акта, що їх встановлює.
| Дія | Хто | Строк | Норма |
|---|---|---|---|
| Подання письмових пояснень і копій документів | Платник | 365 календарних днів, що настають за датою складання ПН/РК | п. 6 наказу № 520 |
| Рішення про реєстрацію, відмову або Повідомлення про додаткові документи | Комісія регіонального рівня | 5 робочих днів після отримання пояснень | п. 9 наказу № 520 |
| Подання додаткових пояснень і документів | Платник | 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання Повідомлення | п. 9 наказу № 520 |
| Рішення за результатами додаткових документів | Комісія регіонального рівня | 5 робочих днів після їх отримання | п. 9 наказу № 520 |
| Скарга на відмову | Платник | 10 робочих днів після рішення комісії регіонального рівня | п. 3 Порядку розгляду скарги (постанова № 1165) |
| Розгляд скарги | Комісія центрального рівня | 10 календарних днів; 30 календарних днів — якщо платник заявив про участь | п. 11-1 Порядку розгляду скарги |
| Розгляд документів про невідповідність критеріям ризиковості | Комісія регіонального рівня | 7 робочих днів | п. 6 Порядку зупинення (постанова № 1165) |
| Розгляд Таблиці даних | Комісія регіонального рівня | 5 робочих днів | п. 15 Порядку зупинення |
Перелік документів у п. 5 наказу № 520 відкритий: договори з додатками, документи про повноваження осіб, які одержують продукцію, первинка щодо постачання, зберігання й транспортування, складські документи та інвентаризаційні описи, інвойси, акти приймання-передачі, накладні, розрахункові документи та банківські виписки, декларації про відповідність і сертифікати. Якщо у квитанції зазначено конкретний код товару чи послуги, платник має право подати пояснення та документи виключно щодо цієї операції — не потрібно вивантажувати комісії весь документообіг за квартал.
Дві типові помилки коштують відмови. Перша — пропустити п'ятиденний строк на додаткові документи: якщо їх не надано, комісія приймає рішення про відмову протягом п'яти робочих днів після граничного строку їх подання. Друга — подати документи, складені або оформлені з порушенням законодавства: це самостійна підстава для відмови за п. 10 наказу № 520. Акт без обов'язкових реквізитів або ТТН, що суперечить договору, тут гірші за їх відсутність.
Відмовили в реєстрації: адміністративне оскарження і суд
Рішення комісії регіонального рівня набирає чинності в день його прийняття та може бути оскаржене в адміністративному або судовому порядку. Адміністративний шлях описаний у другому Порядку, затвердженому тією ж постановою № 1165, і має кілька особливостей, про які варто знати заздалегідь.
Строк — 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення комісією регіонального рівня. Пропущений строк не відновлюється: скарга не приймається, а платнику автоматично надсилається квитанція про неприйняття. ДПС при цьому не може відмовити в реєстрації поданої вчасно скарги.
Оскаржувати можна три види рішень: про відмову в реєстрації ПН/РК, про неврахування Таблиці даних і про відповідність платника критеріям ризиковості. Якщо ви вже звернулися до суду щодо того самого рішення, адміністративне оскарження стає неможливим — п. 4 Порядку розгляду скарги виводить такі рішення з-під адміністративної процедури.
Участь у розгляді. Платник має право взяти участь особисто або через представника в режимі відеоконференції; про намір слід зазначити безпосередньо у скарзі. Повідомлення з датою, часом і посиланням надсилається не пізніше ніж за п'ять календарних днів до розгляду, а тривалість усних пояснень — до 15 хвилин. Ціна такого вибору: строк розгляду зростає з 10 до 30 календарних днів і продовженню не підлягає. Хто не підключився у визначений час — того розглянуть без нього.
Мовчання = задоволення. Якщо рішення щодо скарги не надіслано платнику протягом установленого строку, скарга вважається повністю задоволеною на його користь з дня, що настає за останнім днем цього строку. Задоволення скарги на відмову в реєстрації є підставою для реєстрації накладної — за наявності реєстраційного ліміту, обчисленого за п. 200-1.3 або 200-1.9 ПКУ. Задоволення скарги на неврахування Таблиці даних або на рішення про ризиковість спрацьовує не пізніше наступного робочого дня.
Рішення комісії центрального рівня далі в адміністративному порядку не оскаржується — залишається лише суд, у строки, визначені статтею 56 ПКУ. Практика адміністративних судів у цій категорії справ давно сформована, і логіка позову близька до логіки спору про податкове повідомлення-рішення: детальніше про механіку такого оскарження — у нашому матеріалі про оскарження ППР.
Профілактика: що зробити до того, як прийде квитанція
Блокувань справді стало менше. Але 0,16% від загальної кількості накладних — це все одно тисячі зупинених документів щомісяця, і потрапляння в цей відсоток мало залежить від сумлінності: воно залежить від того, чи збігаються ваші дані з математикою моніторингу. Практичний мінімум виглядає так.
- Подайте Таблицю даних до першого блокування, а не після нього. Особливо якщо ви надаєте послуги власним ресурсом або продаєте те, що не купували у платників ПДВ.
- Слідкуйте за D, Pпоточ і Pмакс в електронному кабінеті. Різкий стрибок обсягу понад Pмакс — найпростіший спосіб втратити «позитивну податкову історію» саме тоді, коли вона потрібна.
- Перевіряйте контрагентів на присутність у переліку ризикових. Восьмий критерій «заражає» ланцюг: операція з ризиковим постачальником стає підставою для розгляду вашої ризиковості.
- Тримайте первинку в стані «готово до подання». П'яти робочих днів на додаткові документи вистачає тільки тим, у кого договори, акти, ТТН і виписки вже зібрані.
- Пропишіть у договорі відповідальність за нереєстрацію ПН і строк на її усунення. Про формулювання санкцій після скасування Господарського кодексу ми писали в матеріалі про штрафні санкції в договорі.
- Пам'ятайте про ПДВ-специфіку публічних закупівель, якщо працюєте з бюджетними замовниками — її ми розібрали в статті про ПДВ у публічних закупівлях.
Часті запитання
Чи можна подати пояснення пізніше ніж через 365 днів після складання накладної?
Ні. Пункт 6 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну № 520, встановлює саме 365 календарних днів, що настають за датою складання ПН/РК. Це присічний строк для подання пояснень і копій документів до комісії. Після його спливу адміністративний шлях розблокування закритий, і залишається лише судове оскарження бездіяльності чи рішення, що ускладнює справу і додає витрат.
Чи нарахують штраф за несвоєчасну реєстрацію, поки накладна заблокована?
Ні. Абзац тринадцятий п. 120-1.1 ПКУ прямо встановлює, що у разі зупинення реєстрації ПН/РК згідно з п. 201.16 ПКУ штрафні санкції, передбачені цим пунктом, не застосовуються на період зупинення такої реєстрації — до прийняття рішення щодо відновлення реєстрації. Тобто час, поки документи лежать у комісії, з-під штрафу виведено.
Що робити покупцю, який через блокування не отримав податкового кредиту?
Механізм «заяви зі скаргою на постачальника», який подається разом із декларацією за п. 201.10 ПКУ, на заблоковані накладні не поширюється — Кодекс прямо робить із них виняток. Тому інструменти покупця тут договірні: право утримати частину оплати, штраф за нереєстрацію, обов'язок постачальника подати пояснення. Щодо РК на зменшення компенсації наказ № 520 дозволяє покупцю ініціювати подання пояснень: він надсилає документи постачальнику через електронний кабінет, той подає їх до контролюючого органу, а покупець отримує в кабінет інформацію про дату подання та результат розгляду.
Скільки разів можна подавати Таблицю даних платника ПДВ?
Порядок не обмежує кількість подань. Якщо комісія прийняла рішення про неврахування, вона зобов'язана зазначити в ньому конкретні підстави — і це фактично інструкція, що виправити перед наступним поданням. Якщо однією з підстав названо ризикові операції, у рішенні мають бути тип операції, період, код УКТЗЕД чи ДКПП і податковий номер контрагента. Рішення про неврахування також можна оскаржити: до комісії центрального рівня або до суду, якщо його прийняла комісія регіонального рівня, і лише до суду, якщо центрального.
Чи можна одразу звертатися до суду, не подаючи скаргу до комісії центрального рівня?
Так, рішення комісії регіонального рівня оскаржується в адміністративному або судовому порядку — вибір за платником. Але зверніть увагу на наслідок: рішення, оскаржене в судовому порядку, вже не підлягає адміністративному оскарженню за Порядком розгляду скарги. Тому послідовність зазвичай зворотна: спершу скарга (10 або 30 календарних днів і нульова вартість), і лише потім суд, якщо скаргу не задоволено.
Чи розблокуються старі накладні автоматично після виключення з переліку ризикових?
Частково. Пункт 6-1 Порядку передбачає автоматичну реєстрацію наступного робочого дня після рішення про невідповідність критеріям ризиковості або після задоволення скарги — але лише за одночасного дотримання низки умов: реєстрацію зупинено саме через ризиковість платника; накладні подано не раніше ніж за 180 днів до дати подання документів; на початок операційного дня операції не відповідають критеріям ризиковості здійснення операцій; за цими накладними ще не прийнято рішення про реєстрацію чи відмову; є достатній реєстраційний ліміт. Решту доведеться розблоковувати окремо — через пояснення за наказом № 520.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Норми часто змінюються — перед прийняттям рішень звіряйтеся з чинною редакцією актів або зверніться по індивідуальну консультацію. Команда NewFrame Legal супроводжує бізнес у цих питаннях.