Восени 2025 року ДПС затвердила черговий Реєстр великих платників податків, а з 1 січня 2026 року система «Е-аудит» — цифровий податковий контроль на основі стандартного аудиторського файлу SAF-T UA — перейшла зі стадії пілоту в штатний режим. Для більшості українського бізнесу це поки що новина «про когось іншого»: обов'язок подавати файл має вузьке коло компаній. Але коло це не статичне, а урядова стратегія прямо називає наступний крок — поширення обов'язку на всіх платників ПДВ. Розбираємось, хто вже зобов'язаний, як саме працює механізм на практиці і що варто зробити вже зараз, навіть якщо ваша компанія ще не потрапляє під вимогу.
Тема цікава не лише вузькому колу великих холдингів. По-перше, статус великого платника не є довічним: компанія, що зростає, може потрапити до Реєстру ВПП вже за наступними чотирма звітними кварталами, і тоді питання готовності облікової системи стане не теоретичним. По-друге, механізм, обкатаний на ВПП, — це той самий інструмент, який Мінфін і ДПС планують поширити на значно ширше коло платників ПДВ. Розуміти правила гри до того, як вони стануть обов'язковими особисто для вас, дешевше, ніж наздоганяти вимогу постфактум під час першої ж перевірки.
Що таке SAF-T UA і чому це не податкова звітність
SAF-T UA — українська адаптація стандартного аудиторського файлу (Standard Audit File for Tax), розробленого на основі рекомендацій ОЕСР. Це не форма звітності в розумінні глави 2 Податкового кодексу України (ПКУ) і не додаток до декларації. Формально це «електронний документ (інформація)» у розумінні підпункту 72.1.1.2 підпункту 72.1.1 пункту 72.1 статті 72 ПКУ, а сам обов'язок його подання встановлює пункт 85.2 статті 85 ПКУ. Це принципова відмінність: SAF-T UA не подається за графіком звітних періодів, у нього немає власного дедлайну «до 20 числа» чи подібного — він виникає лише як реакція на конкретний запит контролюючого органу.
Файл є електронним документом у форматі XML зі стандартизованою структурою. Він експортується безпосередньо з облікової системи платника і містить дані про активи, зобов'язання, власний капітал та зміни у фінансово-господарському стані за період, зазначений у запиті податкової.
Ідея запозичена з практики ОЕСР, де подібні формати вже роками використовують податкові органи Португалії, Литви, Норвегії та інших країн: замість того, щоб інспектор вручну зіставляв паперові регістри й первинку, аудитор отримує вже структуровані дані, які можна швидко імпортувати у власне аналітичне програмне забезпечення. Для платника це означає, що облікова система повинна вміти експортувати дані саме в тому вигляді, який вимагає специфікація, — а не просто мати потрібну інформацію десь у базі.
Хто підпадає під обов'язок: критерії великого платника податків
Обов'язок подавати SAF-T UA прив'язаний не до виду діяльності чи форми власності, а до статусу великого платника податків (ВПП). Визначення ВПП міститься у підпункті 14.1.24 пункту 14.1 статті 14 ПКУ.
| Критерій | Порогове значення | Період розрахунку |
|---|---|---|
| Дохід від усіх видів діяльності | понад еквівалент 50 млн євро (за середньозваженим курсом НБУ) | останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали |
| Сплачені податки, збори, платежі до Держбюджету (без митних платежів) | понад еквівалент 1,5 млн євро (за середньозваженим курсом НБУ) | останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали |
Достатньо відповідати хоча б одному з двох критеріїв. Це юридична особа або постійне представництво нерезидента в Україні — фізичні особи, ФОП і незалежно від масштабів обороту під означення ВПП не підпадають, а отже й обов'язку щодо SAF-T UA не мають.
Сам показник ПКУ визначає за останні чотири послідовні квартали, а не за календарний рік, тому компанія з динамічним зростанням доходу чи разовим великим платежем до бюджету може наблизитися до порогу швидше, ніж очікує. Реєстр на конкретний рік формується один раз, але компаніям, чиї показники близькі до порогових значень, варто відстежувати динаміку заздалегідь, а не чекати офіційного повідомлення про включення.
Реєстр ВПП на 2026 рік: як формується і чому список закритий
Порядок формування Реєстру ВПП на відповідний рік визначає Міністерство фінансів на підставі пункту 64.7 статті 64 ПКУ, з урахуванням критеріїв статті 14. На 2026 рік такий реєстр затверджено наказом ДПС від 17.10.2025 № 1014. Про включення чи виключення з реєстру контролюючий орган повідомляє платника окремо — саме ця подія, а не фактичне перевищення показників, є моментом, з якого на компанію починають поширюватися особливості для ВПП, включно з обов'язком щодо SAF-T UA.
Практично важливий нюанс: якщо на дату перевірки компанія має статус ВПП, це не означає автоматичного права податкової вимагати файл за будь-який період з історії компанії. За офіційним роз'ясненням ДПС, файл SAF-T UA можна вимагати лише за ті звітні періоди, протягом яких компанія фактично була включена до Реєстру ВПП — не раніше і не пізніше. Якщо компанія входила й виходила з реєстру між роками, кожен рік перевіряється окремо за статусом, який діяв саме тоді.
Повний перелік компаній у реєстрі публічно не оприлюднюється — під час дії воєнного стану інформація такого роду має обмежений режим розкриття. Дізнатися свій статус компанія може з офіційного повідомлення контролюючого органу або через звернення до свого територіального органу ДПС по роботі з великими платниками податків.
Коли податкова вправі вимагати файл і скільки часу на відповідь
Обов'язок надати SAF-T UA виникає виключно в межах документальної перевірки — планової чи позапланової, виїзної чи невиїзної. Поза перевіркою вимагати файл контролюючий орган не може: правова підстава — саме пункт 85.2 статті 85 ПКУ, який прив'язаний до предмета перевірки.
Строк відповіді — не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. Початкову та кінцеву дати періоду, за який слід сформувати файл, визначає сам запит контролюючого органу — тобто ініціатива і формулювання періоду завжди на боці податкової, а не платника.
Формат і порядок подання визначено Порядком надання документів великим платником податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки, затвердженим наказом Міністерства фінансів від 07.11.2011 № 1393 (зареєстровано в Мін'юсті 16.01.2012 за № 44/20357). Згідно з пунктом 2.4 розділу II цього Порядку, саме ДПС зобов'язана публікувати відомості про формат електронних документів на своєму порталі. А сам пункт 85.2 статті 85 ПКУ прямо передбачає: якщо загальний формат та порядок подання такої інформації в електронному вигляді не встановлено, платник звільняється від обов'язку подавати її саме в електронній формі.
Е-аудит з 2026 року: чому 2024-й — точка відліку
З 1 січня 2026 року систему «Е-аудит» офіційно запроваджено як штатний інструмент податкового контролю — до цього вона працювала в пілотному режимі. Але важлива деталь, яку варто знати ВПП: за який період податкова взагалі має право вимагати файл SAF-T UA?
Відповідь дає саме ДПС у своєму офіційному роз'ясненні від лютого 2026 року: оновлену версію 2.0 файлу SAF-T UA зі схемою XSD оприлюднено на порталі ДПС лише 06.11.2024. Саме з цього моменту платники отримали технічну можливість ознайомитися з форматом і підготувати свої облікові системи. Тому першим календарним роком, за який контролюючий орган має право вимагати файл під час перевірки, є 2024 рік — вимагати SAF-T UA за докризовіші чи давніші періоди податкова підстав не має.
Що входить до файлу SAF-T UA
Структурно файл складається із заголовка (Header) із загальними відомостями про платника та сам файл, і блоку довідників (Master Files). До довідників входять: облікова політика, характеристики трансакцій, план рахунків бухгалтерського обліку, за бажанням — таксономія, а також довідники клієнтів, постачальників, товарів і запасів, необоротних активів та власників.
По суті йдеться про ті самі дані, які ВПП і так зобов'язаний надавати за запитом під час перевірки в паперовому чи довільному електронному вигляді: первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність, документи з обчислення й сплати податків. SAF-T UA лише стандартизує форму подання цих даних — не розширює перелік того, що податкова взагалі має право запитати.
Практична складність зазвичай не в самому переліку даних, а в тому, що облікові системи великих компаній часто складаються з кількох модулів чи навіть кількох окремих програмних продуктів — ERP для виробництва, окрема система для складу, третя для розрахунку зарплати. Коректно й без розбіжностей звести все це в єдиний XML-файл за специфікацією ДПС — завдання, яке вимагає завчасного налаштування вивантаження, а не одноразової ручної роботи в останні два робочі дні після отримання запиту.
| Подія | Дата |
|---|---|
| Публікація на порталі ДПС оновленої версії 2.0 файлу SAF-T UA та схеми XSD | 06.11.2024 |
| Затвердження Реєстру ВПП на 2026 рік | наказ ДПС від 17.10.2025 № 1014 |
| Офіційний запуск системи «Е-аудит» у штатному режимі | 01.01.2026 |
| Відкликання законопроєкту № 6255 (поширення на платників ПДВ з 2027 року) | 17.07.2025 |
Відповідальність за неподання або неповне подання файлу
Окремого фінансового штрафу «за SAF-T UA» в ПКУ немає — файл має статус електронного документа (інформації), тому відповідальність настає за загальними нормами глави 11 ПКУ про порушення порядку надання інформації на запит контролюючого органу (стаття 73).
За пунктом 121.2 статті 121 ПКУ діють два різні розміри штрафу залежно від підстави запиту: 5 мінімальних заробітних плат за кожен факт — якщо запит надіслано з підстав, передбачених підпунктами 6–8 підпункту 73.3.1 пункту 73.3 статті 73 ПКУ; 1 мінімальна заробітна плата за кожен факт — в інших випадках, передбачених статтею 73. За офіційним роз'ясненням ДПС, запит про надання SAF-T UA формується саме на підставі пункту 73.2 статті 73 та пункту 85.2 статті 85 ПКУ, тому до нього застосовується саме менший розмір — одна мінімальна заробітна плата, встановлена законом на 1 січня звітного року, за кожен факт неподання чи неповного подання.
| Рік порушення | Мінімальна зарплата на 1 січня | Розмір штрафу за кожен факт |
|---|---|---|
| 2024 | 7 100 грн | 7 100 грн |
| 2026 | 8 647 грн | 8 647 грн |
Важливо: сплата штрафу не звільняє платника від обов'язку все одно подати файл. Якщо компанія проігнорувала перший запит і сплатила штраф, податкова має право повторно вимагати ті самі документи — і за повторне порушення штраф нараховується знову.
Перспектива 2027 року: поширення на платників ПДВ і як підготуватися вже зараз
Стратегічно ДПС і Мінфін неодноразово заявляли про намір поширити обов'язок подання SAF-T UA на всіх платників ПДВ починаючи з 2027 року. Законопроєкт № 6255, який мав закріпити цей механізм законодавчо, Верховна Рада відкликала й зняла з розгляду 17.07.2025. На сьогодні новий законопроєкт з аналогічним механізмом не внесено, тож станом на вересень 2026 року порядок, процедура та відповідальність для платників ПДВ, які не є ВПП, законодавчо не визначені.
Це означає, що юридичного обов'язку готувати SAF-T UA для звичайного платника ПДВ сьогодні немає. Але напрямок руху позначено чітко, і досвід уже двох хвиль (спершу пілот, потім штатний «Е-аудит» для ВПП) показує: перехід від «стратегічного наміру» до обов'язкової норми в Мінфіну займає один-два роки. Для середнього й малого бізнесу, який планує зростання до порогів ВПП або просто хоче убезпечити себе від авральної підготовки, розумно вже зараз: перевірити, чи веде облікова система дані у форматі, сумісному з майбутнім експортом (план рахунків, аналітика за контрагентами й товарами); ознайомитися з опублікованою на порталі ДПС специфікацією XSD, навіть не маючи обов'язку її застосовувати; закласти в бюджет ІТ-розвитку можливу доопрацю облікової системи наперед, а не в момент, коли норма вже набуде чинності.
Окремо варто врахувати юридичний, а не лише технічний бік підготовки: якщо норма про платників ПДВ таки з'явиться, вона, найімовірніше, повторить логіку чинного механізму для ВПП — подання на запит під час перевірки, а не регулярна звітність за розкладом. Тобто готуватися варто не до щомісячного подання файлу, а до того, що будь-яка перевірка ПДВ-декларацій може супроводжуватися вимогою вивантажити дані у стандартизованому форматі протягом лічених днів.
Часті запитання
Чи повинен малий чи середній бізнес подавати SAF-T UA вже зараз?
Ні. Обов'язок станом на вересень 2026 року стосується виключно великих платників податків, включених до Реєстру ВПП на відповідний рік. Малий і середній бізнес, ФОП і компанії, які не відповідають критеріям пункту 14.1.24 статті 14 ПКУ, такого обов'язку не мають — незалежно від того, чи є вони платниками ПДВ.
Чи є SAF-T UA звітністю, яку треба подавати за розкладом?
Ні. Це не податкова звітність у розумінні глави 2 ПКУ, а електронний документ, який подається виключно на конкретний запит контролюючого органу під час документальної перевірки. Без запиту і поза перевіркою обов'язку подавати файл не виникає.
Що робити, якщо компанія протягом кількох років то входила, то виходила з Реєстру ВПП?
Податкова має право вимагати файл SAF-T UA лише за ті звітні періоди, коли компанія фактично була включена до Реєстру ВПП відповідного року. За періоди поза реєстром такий обов'язок на компанію не поширюється, навіть якщо на момент перевірки статус ВПП у неї вже є.
Чи можна перевірити готовність облікової системи до подання файлу заздалегідь?
Так. ДПС публікує на своєму порталі в розділі «Електронна звітність» специфікацію XSD-схеми для SAF-T UA, і великі платники можуть тестувати формування файлу до отримання фактичного запиту під час перевірки, щоб виявити технічні розбіжності заздалегідь.
Чи буде SAF-T UA обов'язковим для всіх платників ПДВ з 2027 року?
Наразі це лише задекларований урядовий намір, а не чинна норма. Законопроєкт № 6255, який мав це закріпити, відкликано 17.07.2025, і нового законопроєкту з аналогічним механізмом станом на вересень 2026 року не внесено. Порядок і строки для платників ПДВ, які не є ВПП, законодавчо не визначені.
Що загрожує компанії, яка не подала файл на запит податкової?
Штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року, за кожен факт неподання чи неповного подання (у 2026 році — 8 647 грн). При цьому сплата штрафу не звільняє від обов'язку все одно надати файл на повторну вимогу.
Пов'язані теми: перевірки бізнесу та мораторій у 2026 році, оскарження податкового повідомлення-рішення та ПДВ для ФОП-єдинників з 2027 року — ще одна норма, що набуває чинності на тому ж горизонті.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Норми часто змінюються — перед прийняттям рішень звіряйтеся з чинною редакцією актів або зверніться по індивідуальну консультацію. Команда NewFrame Legal супроводжує бізнес у цих питаннях.